Gestione Del Tempo: Consapevolezza, Organizzazione, Azione E Tanta Pratica

È tutta una questione di pratica

Consapevolezza, organizzazione e azione, in questa precisa sequenza e poi pratica, pratica e ancora tanta pratica, sintetizzano il mio pensiero e il mio approccio alla gestione del tempo.

Consapevolezza

La consapevolezza come abbiamo visto nell’articolo “Gestione del tempo: produttività, successo e cos’altro?” scaturisce da una profonda riflessione. Quella che ci porta a pensare al tempo in modo molto più olistico e come combinazione di lavoro con cui produciamo ricchezza, di studio con cui produciamo sapere e di gioco con cui produciamo allegria.

L’invito è quello di cogliere il valore delle tre etichette – lavoro, studio, gioco – in modo molto ampio. Pensate a tre importanti pilastri della vostra vita. Il lavoro è probabilmente il pilastro che conosciamo meglio.

Quando si parla di studio, con cui produciamo sapere, pensate al valore dell’esperienza, di qualsiasi natura essa sia. Pensate al valore del viaggio, al valore del saper fare, che sia il saper suonare uno strumento, cantare, ballare, cucinare piatti di diverse culture e tradizioni – o anche solo il saper cucinare qualcosa di molto semplice nel mio caso 🙂 – pensate al valore di un bel libro, a quello dell’imparare qualcosa di nuovo e così via.

Quando si parla di gioco, con cui produciamo allegria, pensate all’essenza stessa della parola felicità. Pensate al valore delle relazioni, all’importanza dell’amicizia, della solidarietà, del buonumore, dell’attitudine positiva e così via.

Il tempo è elastico. Il tempo è flessibile. Il tempo è una scelta.

Organizzazione

L’organizzazione ha a che vedere con il modo in cui guardiamo al tempo come abbiamo visto nell’articolo “Come guardare alla gestione del tempo: macro e micro momenti.”

Nel guardare avanti abbiamo un grosso potere al quale si accompagna una grossa responsabilità, quella di gestire al meglio il nostro tempo. Organizzare significa allora guardare al tempo distinguendo tra macro e micro momenti, muovendo costantemente la prospettiva da macro a micro e da micro a macro.

Macro significa avere – e cercare non perdere mai – la prospettiva di dove stiamo andando e perché. Micro significa concentrarsi sul quotidiano, sui micro momenti della nostra vita. La vita è fatta di attimi, di decisioni apparentemente insignificanti ma dal profondo valore nel lungo periodo.

Il nostro tempo va organizzato a livello macro e a livello micro per poter passare all’azione.

Azione

Parlare solo di azione senza sottolineare quanto sia importante fare pratica potrebbe essere estremamente rischioso.

Quante volte vi siete trovati in una situazione in cui avete pensato e riflettuto. Avete preso la decisione, vi siete organizzati e avete iniziato a fare qualcosa per poi accorgervi, che non tutte le ciambelle vengono con il buco, almeno non subito, almeno non la prima volta?

Allora che succede? A volte – non dico sempre – ma a volte, si abbandona. “Non fa proprio per me” ci si ripete. Troppo faticoso, troppo impegnativo, troppo noioso, troppo… scegliete voi il vostro troppo.

A me viene sempre in mente la storiella della volpe e l’uva. Buona l’uva finché la volpe pensa di poterla avere. Quando si accorge però che è troppo in alto e che non riuscirà ad averla inizia a dire che non ne vale la pena e che l’uva non è poi così buona.

Io dico no. Cerchiamo di non abbandonare al primo, al secondo o al terzo tentativo non andato perfettamente a segno. Lo ripeto, ne sono convintissima ed è anche scientificamente provato: è tutta una questione di pratica, di tanta pratica.

Pratica, pratica e ancora tanta pratica

Ho usato pratica due volte e siccome credevo non bastasse, ho anche aggiunto un “tanta pratica” ancora. Così tanto per chiarire il mio punto di vista.

A costo di essere estremamente banale uso l’esempio di della maratona. Vi alzereste dal letto una mattina e così senza preavviso, senza aver pianificato nulla, vi infilereste le scarpe e partireste per correre una maratona? Assolutamente no!

L’esempio è molto banale e fa sorridere. Ciò che non capisco è perché per la maratona è così evidente che l’approccio non sia quello giusto quando per la gestione del tempo no. Non è sempre così evidente che è tutta una questione di pratica, ma in realtà lo è.

Quando si tratta di gestione del tempo – quando si tratta di espandere la nostra Zona di Comfort – è tutta una questione di allenamento. E per un buon allenamento serve un programma, un piano, una tabella di marcia.

Il piano per la gestione del tempo

Siamo arrivati al dunque ma attenzione! Non dimentichiamo come siamo arrivati qui. Il percorso è fondamentale. La riflessione sul dove stiamo andando e perché lo stiamo facendo non va dimenticata. Dove e perché possono essere messi in discussione, testati e adattati continuamente, ma non dimenticati.

Il piano per la gestione del tempo è un piano di allenamento con un obiettivo molto specifico: migliorare le nostre capacità organizzative.

Si prova, si sbaglia, si riprova. Si parte, si cade, ci si rialza e si ricomincia. Si inizia, si è un po’ indolenziti, si tiene duro e si migliora. Passo dopo passo, conquista dopo conquista si va avanti. Si impara, si cresce.

Questo approccio ci serve per la gestione del tempo e ci serve per espandere la nostra Zona di Comfort. Che poi lavorando sulla gestione del tempo stiamo anche lavorando anche sulla nostra Zona di Comfort.

Il piano è uno ma le prospettive sono due: macro e micro. Pensate a due facce della stessa medaglia. Invece di testa o croce avete macro e micro. E si parte sempre dal macro.

Il macro piano

1. Procuratevi un calendario

Cartaceo o digitale a voi la scelta, ma dovete avere la possibilità di guardare all’intero anno, ai sei mesi, e ai trimestri. Ricordate lo zoom out?

Io ho iniziato ad utilizzare il calendario digitale e prenderò come riferimento quello di Google. Se il digitale intimidisce, carta e penna funzionano sempre molto bene. Con il calendario digitale riesco a pianificare e a fare modifiche molto più velocemente. Inoltre in questa fase, posso anche prendere a riferimento più di anno. Se non lo usate ancora vi consiglio di provare.

2. Identificate e marcate i vostri macro momenti

Qui entriamo molto nel personale e non c’è giusto e sbagliato. Ci siete voi, i vostri obiettivi, le vostre priorità.

Io non ho una regola fissa. Spesso mi trovo ad iniziare dagli eventi importanti e dai progetti. Poi passo a vacanze, ponti e mi fermo. L’obiettivo non è infatti quello di marcare tutto il calendario.

Il filtro che uso in questa fase deve essere abbastanza stretto. Pensate allo zoom out, pensate alla mappa. In questa fase riusciamo a scorgere i continenti ed eventualmente le nazioni.

3. Fate un primo zoom in

Iniziamo a scorgere le principali città di ogni nazione. Un secondo, un terzo zoom in e così via.

In questa fase io identifico in modo un po’ più pragmatico il cosa e il quando. Questo mi permette di fare un rapido calcolo di “sostenibilità.” In inglese c’è un’espressione che rende al meglio l’idea: “reality check.” Che poi altro non è che capire immediatamente se ci stiamo, se la relazione progetti-tempi abbia un senso, se è fattibile.

Siamo ancora ad un livello macro. Non a diecimila metri di distanza, siamo un po’ più bassi, ma non abbiamo ancora perso la prospettiva d’insieme. A questo punto abbiamo davanti almeno due scenari:

1. passiamo il test e possiamo procedere
2. non passiamo il test e dobbiamo rialzare la prospettiva e fare qualche aggiustamento

Io continuo ad aggiustare continuamente il tiro ed è per questo che parlo delle due facce della stessa medaglia. La prospettiva macro è strettamente legata e interdipendente alla prospettiva micro, e viceversa.

Fissato il piano – che fissato poi si fa per dire poiché abbiamo visto che è comunque importantissimo mantenere una buona dose di flessibilità – è tempo di fare zoom in.

Il micro piano

1. Procuratevi un’agenda

Ancora una volta cartacea o digitale a voi la scelta. Qui l’obiettivo è quello di avere l’intera settimana sotto mano.

Io guardo alla settimana che va dal Lunedì alla Domenica per una serie di motivi:

1. mi piace pensare alla settimana come 5 + 2. Cinque giorni di lavoro e 2 di non lavoro, di relax, etc.
2. mi piace usare la domenica per guardare avanti, pianificare e rifinire il piano della settimana che sta per iniziare.
3. mi piace usare il venerdì per una valutazione di come sono andati i cinque giorni appena trascorsi e per capire di cosa ho bisogno nel weekend.

Dopo anni e anni di agenda cartacea e planning vari, ho iniziato ad utilizzare l’agenda digitale (anche in questo caso il calendario di Google) per una serie di motivi:

1. Accessibilità. Avere l’agenda sempre a portata di mano è indispensabile. Posso avere accesso al calendario di Google dal computer dell’ufficio, da quello di casa, dal cellulare – grazie all’applicazione dedicata – e addirittura anche dal bagno la mattina appena mi alzo quando chiedo all’assistente vocale del mio Google mini di elencarmi gli appuntamenti della giornata.
2. Condivisione. Avere la possibilità di condividere la mia agenda con mio marito ed avere accesso alla sua mi permette – ci permette – di coordinare al meglio la settimana della famiglia.
3. Flessibilità. Parola ricorrente ormai lo sappiamo perché non esiste piano scalfito sulla pietra. Con il calendario digitale la matita (che adoro e che continuo ad usare per molto altro) ha ceduto il passo a qualche click.

2. Inserite gli impegni della settimana

Ci sono impegni e attività d’obbligo ma c’è molto altro – ora lo sappiamo – ed è qui che non dobbiamo dimenticare la prospettiva macro e che abbiamo tempo!!!

“Una settimana ha 168 ore. Ventiquattro volte sette fa 168 ore. È tanto tempo. Se avete un lavoro a tempo pieno, quindi 40 ore a settimana, otto ore a notte di sonno, sono 56 ore a settimana — avanzano 72 ore per le altre cose. È tanto tempo. Dite di lavorare 50 ore a settimana, lavoro principale e uno secondario. Bene, avanzano 62 ore per le altre cose. Dite di lavorare 60 ore. Bene, avanzano 52 ore per le altre cose. Dite di lavorare più di 60 ore. Bene, dite sul serio?”

“Comunque, nell’arco di 168 ore a settimana, penso possiamo trovare il tempo per ciò che ci interessa. Se volete passare più tempo con i vostri figli, volete studiare di più per fare un esame, volete allenarvi per tre ore e fare volontariato per due, potete farlo. E ciò è possibile anche se lavorate più ore di un lavoro a tempo pieno.” – Laura Vanderkam

3. Allenatevi a gestire il tempo

Avete di fronte una settimana intera – 168 ore – praticamente ogni domenica. Pianificatela al meglio, tenete traccia di ciò che fate, imparate da ciò che non ha funzionato la settimana precedente. Si può ripartire ogni lunedì allenandosi a fare meglio.

Questa è forse la parte che mi piace di più dell’intero processo. Questo è per me il miglior modo per allenarsi a gestire il tempo.

Riassumendo

Non si nasce sapendo gestire il tempo, ma lo si può imparare in un affascinante e personalissimo percorso fatto di prove, successi ed errori. Ed è tutta una questione di consapevolezza, organizzazione, azione e tanta, tanta pratica. Nella speranza di avervi almeno messo una pulce all’orecchio che vi spinga ad approfondire ed a trovare il vostro modo di gestire il tempo non mi resta che augurarvi, buon allenamento!

“Abbiamo tempo. Anche se siamo impegnati, c’è tempo per ciò che è importante. E quando ci concentriamo su ciò che conta, possiamo avere la vita che vogliamo nel tempo che possediamo.”  – Laura Vanderkam

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